日本の顧客が決まりました。先方は見積書、注文書、登録番号の入った請求書、そして銀行振込を求めています。
ここに書かれているのは製品の話ではありません。日本企業が買うと決めてから代金が口座に届くまでの間に挟まる 8 〜 9 種類の書類と、海外の売り手の書類が差し戻される具体的な箇所の話です。
以下の順序は、日本の BtoB 取引の多くが辿るものです。最初の請求書を出した後ではなく、出す前に一度目を通しておくことをおすすめします。書類が差し戻されると 1 か月かかります。買い手の支払サイクルが月次で動いており、締め日を逃すと次の回まで待つことになるためです。
日本側で物事が進む順序
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商談
先方は、こちらからは見えない社内承認のための材料を集めています。送った資料は、打ち合わせにいなかった人に読まれても通用する必要があります。
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見積書
メール本文の価格は見積書とは見なされません。日付、税額、有効期限、支払条件が記載された書類がないと、社内承認が始まりません。
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注文書・注文請書
先方は注文書を送り、押印された注文請書が返ってくることを想定しています。返らない注文はそのまま止まります。
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納品書
ソフトウェアであっても納品書が求められます。納品書がないと、経理は請求書と突き合わせる書類を持てません。
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請求書
海外からの請求書が差し戻される箇所の大半がここです。登録番号がない、税率ごとの税額行がない、支払期日が先方の支払サイクルと合わない、といった理由です。
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入金
入金は月次のサイクルで銀行振込により届きます。振込手数料が差し引かれていることがあり、振込名義が買い手の社名と一致しないこともあります。
日本企業が求めてくること
- 各段階で日付と番号の入った書類が出ること。承認の記録は会話ではなく書面で残るためです。
- 正式な社名を省略せずに書き、その後ろに御中を付けること。ウェブサイトに出ている略称ではありません。
- 税額を合計に含めず、税率ごとに独立した行として示すこと。
- 支払条件を最初の請求書より前に、先方の用語で、売り手側から提示しておくこと。
- 当日中の返信。「確認しております」という内容であっても返すこと。
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価格ページと法務表記
請求と税の書類
人に頼む場面
| 誰に | 何のために | 費用の目安 |
|---|---|---|
| 税理士 | 自社の税務上の扱いに関わる事柄。登録、国境を越えるサービスの消費税の取り扱い、源泉徴収の有無など。 | スポット相談で 3 万円〜8 万円という提示例を見ています |
| 行政書士 | 税務申告以外で、日本の官公庁に出す許認可や届出。 | 手続きにより異なります |
| 弁護士 | 契約条項、責任範囲、未払いをめぐる紛争。 | 1 時間あたり 2 万円〜5 万円という提示例を見ています |
この状況で使えるキット
出す前に、もう一度見ておきませんか
見積書・請求書・価格ページを、日本の買い手に出す前にお送りください。相手側が止めそうな箇所を指摘します。レビューの範囲を見る（現在は受付前の登録のみです）。
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